Cateringbedrijf starten met online bestellingen: zo doe je dat

Als cateraar ken je dit vast. Een klant belt op donderdagmiddag: “We willen maandag een lunch voor 25 man. Wat kun je bieden?” Dan volgt er een gesprek van tien minuten, een e-mail met opties, drie aanpassingen, en uiteindelijk een bevestiging op vrijdagavond. Oh, en de betaling? Die komt later wel.

Klinkt vermoeiend? Dat is het ook. En het gekke is: het hoeft niet zo. Met een online bestelpagina kunnen je klanten zelf hun bestelling samenstellen, een datum kiezen, en direct betalen. Jij krijgt een nette bestelling binnen en kunt aan de slag. Geen telefoontennis meer.

Het probleem met bestellingen via telefoon en e-mail

Laten we eerlijk zijn: de meeste cateraars nemen bestellingen aan op een manier die eigenlijk niet meer van deze tijd is. Een telefoontje hier, een e-mail daar, een WhatsApp-bericht tussendoor. En dan moet je alles overtypen in je eigen lijstje of Excel-bestand.

Dat gaat goed als je twee bestellingen per week hebt. Maar wat als het drukker wordt? Wat als je vijf zakelijke klanten hebt die elke week lunches bestellen? Dan wordt het al snel onoverzichtelijk.

De valkuilen

• Misverstanden over aantallen. De klant zegt 20 broodjes, jij verstaat 12. Resultaat: te weinig eten op tafel.
• Onduidelijke wensen. “Een paar vegetarische opties erbij” — hoeveel is een paar? Twee? Vijf?
• Laat betalen. Facturen sturen na afloop betekent soms weken wachten op je geld. Of erger: helemaal niet betaald worden.
• Geen overzicht. Drie bestellingen voor dezelfde dag, allemaal via een ander kanaal. Welke was nu voor welk bedrijf?

Wat een online bestelpagina oplost

Met een online bestelpagina draai je het proces om. In plaats van dat jij de klant door het menu loodst, doet de klant het zelf. Ze openen je bestelpagina, zien wat je aanbiedt, kiezen wat ze willen, vullen het aantal in, en betalen. Jij krijgt een complete bestelling binnen met alle details die je nodig hebt.

Geen terugbellen voor vergeten informatie. Geen onduidelijkheid over aantallen. Geen facturen achteraf. Alles in een keer, netjes geregeld.

Je cateringmenu online zetten

Het opzetten van je menu op een bestelpagina is makkelijker dan je denkt. Maar er zijn een paar dingen om over na te denken.

Denk in pakketten

De meeste cateringklanten willen niet zelf 15 losse gerechten bij elkaar zoeken. Ze willen een pakket. Een lunchpakket voor 10 personen, een borrelplank voor 20, een vergaderlunch met soep en broodjes. Maak het ze makkelijk door kant-en-klare pakketten aan te bieden.

Je kunt natuurlijk ook losse items aanbieden — extra drankjes, desserts, of speciale dieetwensen. Maar zorg dat de basispakketten het makkelijk maken om snel te bestellen.

Houd je menu overzichtelijk

Je kunt op je bestelpagina niet je complete keukenbijbel zetten. Kies je populairste opties en focus daarop. Vijf tot vijftien items is ideaal. Klanten die iets speciaals willen, kunnen altijd nog contact opnemen — maar voor 80% van je bestellingen is een standaardmenu meer dan genoeg.

Goede beschrijvingen en foto’s

Bij catering eten klanten met hun ogen. Een foto van een prachtig opgemaakt broodjesbuffet doet meer dan een lijst met ingrediënten. Investeer een uurtje in goede foto’s van je populairste pakketten. Met daglicht en een opgeruimd aanrecht kom je al een heel eind.

Bij de beschrijving vermeld je wat erin zit, voor hoeveel personen het is, en of er allergenen in zitten. Duidelijk en compleet, zodat de klant geen vragen meer heeft.

Zakelijke lunches: je brood en boter

Voor veel cateraars zijn zakelijke lunches de ruggengraat van hun bedrijf. Kantoren die elke week of elke maand een lunch bestellen. Die klanten wil je het zo makkelijk mogelijk maken.

Met een bestelpagina kunnen ze in vijf minuten een bestelling plaatsen. Ze kennen je menu al, ze weten wat ze lekker vinden, en ze hoeven alleen maar het aantal en de datum in te vullen. Betaling gaat direct via iDEAL — geen factuur meer sturen.

En hier wordt het echt interessant: als het bestelproces zo makkelijk is, gaan die klanten vaker bestellen. In plaats van een keer per maand wordt het elke twee weken, en misschien zelfs elke week. Niet omdat je ze hebt gepusht, maar omdat bestellen gewoon zo makkelijk is.

Feesten en evenementen

Naast zakelijke lunches krijg je als cateraar regelmatig aanvragen voor feesten, bruiloften en evenementen. Die bestellingen zijn groter en complexer. Hoe pak je dat aan met een bestelpagina?

De truc is: gebruik je bestelpagina voor je standaardpakketten en je vaste aanbod. Voor grote evenementen kun je speciale items aanmaken — een bruiloftsbuffet voor 50 personen, een BBQ-arrangement voor een tuinfeest, of een high tea voor een verjaardag.

Het voordeel? De klant ziet direct wat het kost. Geen offertetraject van twee weken. Ze kiezen een pakket, passen eventueel het aantal aan, en betalen direct. Jij hebt zekerheid dat de bestelling doorgaat, want er is al betaald.

Aanbetaling voor grote bestellingen

Bij grote cateringbestellingen wil je misschien niet het volledige bedrag vooraf laten betalen. Dat snap ik. Maar een aanbetaling is wel slim. Het voorkomt no-shows — die klant die op donderdag een feest plant en op vrijdag belt om te annuleren. Als er al betaald is, gaat dat een stuk minder snel.

Praktische tips voor cateraars

Stel deadlines in

Geef duidelijk aan hoeveel dagen van tevoren klanten moeten bestellen. Voor een lunch morgen heb je geen tijd meer om boodschappen te doen. Stel je deadline in op minimaal twee werkdagen van tevoren — of meer voor grote bestellingen.

Beperk je capaciteit

Je kunt niet onbeperkt bestellingen aannemen. Als je maximaal vijf lunches per dag kunt maken, stel dan een limiet in. Liever vijf tevreden klanten dan acht klanten met een half-af resultaat.

Communiceer duidelijk over bezorging

Bezorg je zelf, of moet de klant afhalen? Binnen welke regio bezorg je? Zijn er bezorgkosten? Zet dit duidelijk op je bestelpagina, zodat er geen verrassingen zijn bij het afrekenen.

Houd je menu actueel

Werk je menu bij als het seizoen verandert. Een zomerse salade in december? Niet zo aantrekkelijk. Wissel je aanbod af en speel in op het seizoen. Dat houdt je menu fris en geeft vaste klanten een reden om terug te komen.

Van chaos naar controle

Het verschil tussen bestellingen aannemen via telefoon en e-mail versus een online bestelpagina is dag en nacht. Met een bestelpagina heb je overzicht, zekerheid, en meer tijd om te doen waar je goed in bent: lekker eten maken.

Je klanten vinden het ook fijn. Ze kunnen bestellen wanneer het hun uitkomt — ‘s ochtends vroeg, ‘s avonds laat, in het weekend. Ze hoeven niet te wachten tot jij de telefoon opneemt.

Begin met online bestellingen

Met Orderpagina zet je als cateraar in een paar minuten een professionele bestelpagina op. Je menu online, iDEAL-betaling erbij, en je kunt direct bestellingen ontvangen. Geen technische kennis nodig, geen dure website laten bouwen. Bekijk onze prijzen om te zien wat het kost.

Start je bestelpagina voor je cateringbedrijf en neem vandaag nog je eerste online bestelling aan.